オンライン・キワニスクラブの会員が今までにどのように例会を行ってきたか、そして自身のクラブのオンライン・クラブ例会を成功させる秘訣を学びましょう。

文：ビッキー・ヘルマンセン

キワニスクラブにはすでにテクノロジーを利用してミーティングを行って数年経つクラブが存在しています。そして、社会的距離を取らなければならない今でもミーティングを欠かさず行っています。   

イリノイ州のグレーター・シカゴ・eキワニスクラブは、2か月に1度実際に集まりますが、その他のミーティングは電話会議で行っています。このクラブのオンライン・ミーティングには、2つオプションがあります。

カナダ東部およびカリブ海地区のフレンズ・アクロス・ボーダーズ・ジャマイカ・キワニスクラブは、アメリカ、ジャマイカや東カリブ海で会員数を伸ばしています。このクラブが使用しているソフトは、 GoToMeetingです。

カリフォルニア州のコースタル・バレー・サイバー・キワニスクラブは、2008年からオンライン・クラブとして活動しています。   

「教師や働いている人達の多くは、昼食の時間ですら、キワニスのミーティングに出席する時間がありません。」と、クラブ会長のマリー・バヌエロスは言います。「一番活動的なキワニス会員は、家で子ども達の世話をしているお母さん方で、外に出ることがなかなかできません。」  

現在のオンライン・ミーティング・ソフトウェアは簡単にミーティングができるようになっています。また、オンラインだからといって、クラブのコミュニティでの活動に支障は全くありません。グレーター・シカゴ・eキワニスクラブの会員は、月に2～3の奉仕プロジェクトを行います。食料配給所、高齢者福祉施設、ホームレス施設などでの活動や、季節の行事でのプレゼンの用意などをしています。 

「私達が利用しているのは、 FreeConferenceCall.com/ja/jp です。無料でアカウントの作成ができます。」と、クラブ会長のジェニファー・ロスルマイヤーは言います。ソフトウェア会社のデジタル・マーケティング兼ブランド・マネージャーである彼女は、仕事で活用しているテクノロジーなので、使い方をよく知っています。   

ロスルマイヤーによると、無料でも、1,000人のカンファレンスを開くことができるそうです。このソフトウェアでは、コンピューターのスクリーンを共有することもできます。   

「視覚的な資料を共有したいのであれば、クラブ会員にリンクを送って、会員が使用しているデバイスであなたのスクリーンを共有することもできます。」と言い、役員会でこのソフトウェアを使用していると付け加えました。   

ロスルマイヤーは、GoToMeetingを利用してビデオ通話もしており、次回の役員会にも利用すると言っていました。 

「このサービスは、ビデオ通話ができますし、スクリーンの共有もできるので、とても良いです。」 GoToMeetingのアカウントをすでに持っているのであれば、それを利用しましょう。 Zoomも無料のサービスでビデオ通話とスクリーンの共有もできます。」とロスルマイヤーは言います。Skypeも選択肢の1つです。 

フレンズ・アクロス・ボーダーズ・キワニスクラブの会長を務めるポーレット・カークランドは、GoToMeetingを使っての月例会、役員会、そして委員会の会議を行い、とても使い勝手が良いと言っています。 

コースタル・バレー・サイバー・キワニスクラブのバヌエロスは、設立時に成長するインターネット・コミュニケーション・ツールを活用したと言います。   

「12年経った今、私達の会員はオンライン会議にも慣れ、また、新会員は普通のクラブ会員よりも簡単に馴染むようです。」と彼女は言います。「我慢強く進めましょう。」  

クラブ会員用にガイドラインを設け、計画に沿って進めることが、ミーティングを成功させるカギであると、全ての人が認めるところです。ロスルマイヤーは、オンライン・ミーティングは普通のミーティングと変わりないと言います。また、バヌエロスは、足りないものがあるとすれば、ワイワイとみんなで食事ができないことだと言います。   

オンライン・ミーティングを成功させる秘訣は以下の通りです。

• 操作の簡単なソフトを見つけ、使い方を提供しましょう。
• ミーティングの前にテストをしましょう。
• ミーティングの日時を会員に伝えましょう。
• 議事日程を用意し、それに沿ってミーティングを進めましょう。ミーティングを簡潔にすることで、参加者の参加を促せます。 
• ミーティングを時間通りに始めましょう。ミーティング開始の10分前には、ビデオや電話が通じるようにしておきましょう。
• ミーティング開始後、司会進行役の顔が見え、声が聞こえていることを確認し、共有しているスクリーンが見えていることも確認しましょう。
• 参加者にミュートボタン（消音ボタン）をいつ使うか説明しましょう。
• ビデオ・ミーティングであっても、ビデオを使う必要がないことを会員に伝えましょう。
• ホスト、またはモデレーターを選び、2、3回ミーティングを行い慣れるまでは、参加者にはゆっくり話してもらうようにお願いします。
• 参加者はソフトに慣れていないので、初回のミーティングは短くしましょう。 
• ミーティングの始めは、何かしらのアクティビティやキワニスに関する良い思い出話などで参加を促しましょう。 
• ゲストスピーカーや他のキワニスクラブを自身のクラブのミーティングに招待してみましょう。普段交流ができないキワニスクラブに声をかけたり、国内で地理的に離れているクラブや国外のクラブに声をかける良い機会です。

（敬称略）

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